Alur kerja seringkali perlu diperluas melampaui pabrik mesin cetak itu sendiri, di satu sisi membangun kontak dengan pelanggan dan calon pemasok bahan dan logistik untuk produksi dan transportasi. Pengembangan perangkat lunak khusus semakin terbukti menjadi kunci untuk mencapai hal ini, karena tidak ada solusi yang dapat memenuhi semua kebutuhan unik setiap bisnis.
Sama seperti setiap bisnis yang berbeda, Anda dapat menggunakan berbagai alat dan metode untuk menyesuaikan alur kerja Anda untuk setiap bisnis. Salah satunya adalah dengan menyediakan antarmuka "plug in" bagi pihak eksternal, baik pelanggan atau pemasok, untuk terhubung ke data atau opsi kontrol apa pun yang ingin Anda berikan kepada mereka. Di sisi lain, Anda dapat membangun alur kerja khusus yang lengkap yang terintegrasi dengan pelanggan dan/atau pemasok Anda untuk memecahkan tantangan produksi dan logistik tertentu, secara efektif memperluas jangkauan layanan di luar pencetakan, dan membuat pelanggan lebih "lekat". Berikut kami sajikan contoh keduanya.
API membuka pintu
Salah satu cara untuk menyediakan konektivitas kepada pelanggan ke sistem produksi otomatis yang ada adalah melalui api. Akronimnya adalah singkatan dari Application Programming Interface (Aapplications Programming Interface), yang merupakan cara satu sistem perangkat lunak untuk berkomunikasi atau bahkan dikendalikan oleh sistem perangkat lunak lain, seperangkat aturan yang dikodifikasi dan dipublikasikan untuk menjalankan operasi. Ruang lingkup operasi ini mungkin mencakup pertukaran data (mengunggah file seni atau memasukkan kembali status pekerjaan) untuk memicu proses produksi tertentu ketika kondisi tertentu terpenuhi, seperti pra-pemeriksaan dan mengirimkan pekerjaan ke antrian cetak.
Salah satu contoh praktiknya adalah Soloflo, sebuah API yang diluncurkan Solopress pada musim panas 2023 sebagai tanggapan atas permintaan pelanggan. Jill Pickles, pengembang perangkat lunak senior dan BI di Solopress, menjelaskan: "Perusahaan-perusahaan ini memiliki MIS sendiri dan seringkali juga memiliki pengembang, yang berarti mereka dapat mengirimkan pesanan tanpa menggunakan situs web kami, yang memerlukan input manual; Pelanggan perdagangan memiliki beban kerja yang lebih besar, sehingga menyederhanakan proses ini adalah investasi yang bagus.
API memungkinkan akses ke sistem Solopress untuk meminta atau mengirim data dalam parameter yang ditentukan oleh Solopress. Ms Pickles menambahkan: "Terserah pelanggan untuk memanfaatkannya, dan pada pameran percetakan beberapa secara terbuka mengakui bahwa mereka hanya menggunakannya untuk mencocokkan harga dengan menurunkan harga spesifikasi pekerjaan tertentu, dan kami jelas berharap bahwa kebanyakan orang akan melakukannya menggunakannya untuk mengirim pesanan."
API memungkinkan data mengalir dua arah, sehingga pengguna dapat mengumpulkan atribut produk, menemukan harga, atau mengirimkan pesanan dengan rancangan desain. Saat pesanan dikirimkan, pelanggan menerima nomor pekerjaan yang dapat digunakan untuk melacak kemajuan pekerjaan mereka, termasuk informasi pelacakan pasca pengiriman. Versi API yang akan datang akan menambahkan kemampuan untuk mengirimkan url sehingga Solopress dapat "mengirim kembali" ke sistem klien tanpa melakukan panggilan lebih lanjut. Selain menyediakan dokumentasi untuk pemformatan panggilan API, validasi saat panggilan API dilakukan, dan perilaku sistem yang diharapkan saat panggilan dilakukan, Pickles mengatakan Solopress akan melakukan apa pun untuk membantu.
Alur kerja khusus Tingkatkan proses
Stephen Austin adalah bisnis berusia 255-tahun yang memiliki spesialisasi dalam menyediakan layanan pencetakan, pemenuhan kertas ujian, dan distribusi yang aman ke institusi pendidikan tinggi dan berkelanjutan selama 70 tahun terakhir. Pada tahun 2018, mereka meluncurkan proyek besar dengan University College London (UCL) yang bertujuan untuk menyederhanakan produksi dan distribusi kertas ujian selama periode sibuk bulan Mei/Juni.
Sebelumnya, hal ini melibatkan percetakan komersial yang melakukan apa yang disebut oleh kepala penjualan Inggris Stephen Austin Elizabeth Bowerman sebagai "pekerjaan penyalinan standar", mengikat kertas dengan jarum dan benang di sudut kiri atas, memberi label pada kotak dan mengemasnya menurut jenisnya dan mengirimkannya. Konten yang dikirim ke pers, dicetak, atau dikembalikan ke UCL tidak dapat dilacak, dan terdapat potensi masalah keamanan dalam pengiriman. Ucl sangat ingin mengatasi semua masalah ini.
Stephen Austin memiliki tim pengembangan internalnya sendiri dan mempekerjakan pengembang senior untuk bekerja dengan UCL guna menggambar ulang prosesnya. Jelas bahwa model alur kerja baru tidak sesuai dengan proses yang ada dan diperlukan transisi untuk menghadirkan lebih banyak cara kerja.
Departemen ujian UCL memiliki tim inti yang terdiri dari enam orang, yang mana pun dapat mengunggah dokumen desain, dan isu-isu utama mencakup bagaimana UCL harus menyediakan dokumen desain, bagaimana nama/referensi pekerjaan harus ditetapkan untuk digunakan dalam alur kerja internal Stephen Austin, dan bagaimana mereka harus melakukannya. digunakan. Ada ketidaksepakatan antara perangkat lunak pengomposisian dan fabrikasi Prism MIS (sekarang Pace) dan PlanetPress, yang merupakan dua sistem terpisah pada saat itu.
Solusinya melibatkan pekerjaan khusus dalam Stephen Austin, menghubungkan sistem satu sama lain dan ke portal yang ada di mana file desain dapat diunggah. Jadwal ujian UCL telah dikirim dengan setiap baris diberi pengenal unik untuk kertas ujian dan tugas pencetakan tersebut, dan staf UCL menggunakan nomor dalam nama file karya seni sehingga file desain yang masuk dapat dicocokkan dalam MIS. Proses verifikasi otomatis memeriksa apakah nama file karya seni cocok dengan pengidentifikasi unik dan menandai apa pun yang tidak cocok dengan layanan pelanggan.
Keamanan file desain dijaga dengan enkripsi pada waktu pengunggahan dan didekripsi hanya ketika ditransmisikan dari jaringan eksternal. Pencetakan dilakukan pada mesin cetak Canon dan Osi. Departemen Layanan Pelanggan memberikan laporan pelanggan yang mencakup pencapaian penting. Implementasi proyek ini memiliki dampak yang signifikan terhadap UCL. Salah satu aspeknya adalah penyediaan “paket penyesuaian”. Ini adalah paket ujian yang direvisi untuk siswa SEN, yang mungkin diberikan waktu tambahan untuk menyelesaikan makalah atau diperbolehkan mengikuti ujian sendiri di dalam ruangan, serta perubahan khusus cetakan seperti warna kertas, gaya font dan ukuran untuk mengakomodasi gangguan penglihatan.
Kertas-kertas tersebut dikemas sesuai dengan jadwal ujian pagi dan sore, dalam jumlah yang tepat untuk mengakomodasi alokasi tempat duduk di ruang ExCel Center, tempat diadakannya ujian UCL. Hal ini sangat mempermudah tugas pengawas dalam menyiapkan ruangan, terutama antara sesi pagi dan sore. Joanne Morse, yang saat itu menjabat sebagai kepala ujian di University College London (UCL), mengatakan bahwa "hal ini memungkinkan kami memperbarui proses secara menyeluruh, sehingga menghemat sumber daya yang signifikan dan mengurangi kesalahan", sambil mencatat bahwa bagian pekerjaan terkait dengan penyesuaian ujian saja menghemat sekitar 30% dari investasi sumber daya.
Bowerman mengatakan UCL sebenarnya sudah dua kali menerapkan hal ini, dengan seluruh ujian dilakukan secara online selama pandemi virus corona. Pengalaman pada iterasi pertama telah dimasukkan kembali ke dalam pengembangan iterasi kedua. Ujian tahun 2023 adalah tahun kedua sistem "baru" beroperasi penuh, dan perkembangan lebih lanjut diharapkan seiring dengan tersedianya teknologi baru.
Dia menegaskan bahwa model yang dikembangkan untuk UCL pada dasarnya portabel, namun menunjukkan bahwa masing-masing klien akan memiliki kebutuhan dan cara yang berbeda dalam melakukan sesuatu. “Kami dapat memberikan keterampilan dan solusi terhadap masalah yang mungkin tidak disadari oleh calon klien.” Dia menambahkan bahwa menambahkan fitur keamanan saja mungkin cukup bagi sebagian orang, meskipun ada beberapa penolakan terhadap perubahan dari calon pelanggan. Hal ini tidak hanya disebabkan oleh proses dan pola pikir yang sudah mengakar, namun juga karena besarnya potensi kegagalan dan publisitas negatif yang terkait dengannya.
